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Come scegliere la sala conferenze ideale

sala conferenzeLa scelta della giusta sala conferenze è in grado di influenzare il meeting in maniera decisiva. Proprio per questo motivo la selezione della conference room deve essere effettuata con la necessaria cautela.

E proprio per questo abbiamo domandato a un leader del settore come Super Studio alcuni suggerimenti per poterci orientare al meglio in tale occasione!

In primo luogo, ne abbiamo dedotto che la posizione è uno dei fattori più importanti nella scelta del luogo di riunione.

Scegliete un luogo comodo per tutti i partecipanti, con facili collegamenti di trasporto o parcheggio gratuito.

Non sottovalutate anche l’importanza dello spazio esterno, che potrebbe risultare funzionale o decisivo per il meeting.

Prima di iniziare la ricerca, è inoltre sempre opportuno concordare un budget e attenersi ad esso per evitare di essere tentati da luoghi più costosi che non rientrano nelle vostre disponibilità.

Sulla stessa linea di approccio, sottolineiamo che è bene fare attenzione a scegliere luoghi “troppo” economici, in quanto si potrebbe compromettere il servizio. Scegliete dunque un luogo che abbia un buon rapporto qualità – prezzo, con ottime strutture, cibo e servizio. Prendetevi del tempo per trovare e leggere le testimonianze dei clienti e controllare le loro credenziali.

Una buona indicazione di qualità è se la sede ha recentemente ottenuto dei riconoscimenti.

Altro spunto che vogliamo sostenere è la necessità di assicurarsi se i locali offrano strutture e servizi di qualità.

I vantaggi che ci si può aspettare come parte del pacchetto sono la disponibilità della sala riunioni, una sala attigua, l’attrezzatura per riunioni, il supporto tecnologico, la cancelleria, i rinfreschi. Non abbiate timore nel domandare chiarimenti e personalizzazioni in tal proposito.
Ulteriormente, assicuratevi che il luogo che scegliete sia adatto alle vostre esigenze.

Per riunioni più piccole, un luogo più intimo può essere il più adatto alle vostre esigenze.

Per gli eventi più grandi, un luogo che può offrire un ampio spazio per riunioni, con sale di breakout, ristoranti, alloggi, spazi esterni e strutture per il tempo libero, sarà sicuramente più idoneo.
Altro consiglio è quello legato ai tempi di risposta.

Quando avete trovato un centro congressi che sembra essere quello che fa al caso vostro, fate attenzione a quanto velocemente il team di riferimento del locale e della struttura è in grado di rispondere alla vostra richiesta.

Questo potrebbe infatti essere indicativo di come sarà il servizio durante il meeting: prendete anche in considerazione la possibilità di effettuare una visita al sito prima di prenotare il locale, al fine di vederlo di persona e giudicare se soddisferà le vostre esigenze.

Se decidete di fare una visita al sito, valutate soprattutto l’accoglienza che ricevete dalla reception, la pulizia e l’ordine, la disponibilità di un parcheggio, le opportunità di rinfresco, il comportamento del personale, le eventuali strutture per la formazione, la disponibilità di uno spazio esterno.
Speriamo che questi spunti siano stati sufficienti per infondere un po’ di cautela nella scelta della sala conferenza per il vostro appuntamento di affari!


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