Uno dei compiti più complessi per le aziende, di grandi come di piccole dimensioni, è certamente la rilevazione delle presenze: provate a domandarlo ai responsabili delle risorse umane e agli amministratori.
Questi professionisti si trovano ogni giorno a far fronte a una molteplicità di compiti correlati a tale ambito: dal monitoraggio degli orari di entrata/uscita di collaboratori e dipendenti, fino a tutto ciò che ruota intorno a ferie, permessi, assenze, avendo cura di ottemperare a quanto predisposto all’interno delle normative di riferimento.
Ogni contesto lavorativo presenta delle criticità di cui occorre di volta in volta tenere conto: vale per le fabbriche che hanno un’organizzazione su turni come per le imprese che operano in cantiere, con il personale che si sposta con una certa frequenza da una sede di lavoro all’altra.
Sono soltanto esempi, che rendono però l’idea di come l’operazione basilare della rilevazione delle presenze – ovvero la timbratura – appaia cruciale. Essa si rivela il punto di partenza per ottenere dati adeguati, in maniera tale da favorire un rapporto tra datore e dipendente impostato sulla trasparenza e la fiducia. Scopriamo perché.
Come può essere fatta la rilevazione delle presenze?
La legge non indica una modalità specifica e unilaterale con cui occorre fare la rilevazione delle presenze: sono diverse le soluzioni che il datore di lavoro può decidere di adottare per quanto riguarda la timbratura.
Uno strumento efficace ad oggi è il programma di rilevazione presenze Dipendenti in Cloud: un software di ultima generazione semplice da usare per tutte le figure coinvolte. La timbratura può essere fatta dal dipendente all’interno dell’app con account dedicato, fruibile da qualsiasi device digitale, da pc come da cellulare, persino tramite tablet.
Questa soluzione ha il vantaggio che gli aggiornamenti avvengono in tempo reale. Può essere inoltre adoperata dai collaboratori che non svolgono la propria mansione all’interno dell’azienda, come quelli che si trovano in smart working o in trasferta, nonché in quei contesti come i cantieri soggetti a un certo “nomadismo”.
Un programma di rilevazione presenze non è il solo sistema con cui è possibile provvedere a tale compito. Altre soluzioni piuttosto comuni, alcune delle quali appaiono però superate in alcuni contesti, sono:
- Cartellini/Badge e marcatempo. La timbratura avviene tramite un pezzo di carta o una scheda elettronica all’interno di una timbratrice. Questa tecnica richiede costi più alti di un programma come quello visto in precedenza e non è adottabile in tutti i contesti lavorativi.
- Timbratrice mobile. I costi sono ancora alti, ma la predisposizione è più semplice di quanto avvenga con i macchinari fissi e c’è il vantaggio di ottenere una geolocalizzazione dei dipendenti.
- Timbratura tramite pc. Un sistema di per sé valido, peccato, però che sia vincolato a un computer in particolare, che però potrebbe non essere sempre accessibile.
- Rilevazione biometrica. La timbratura viene conseguita tramite impronta digitale/riconoscimento facciale. Questo sistema è “fisso” e molto preciso.
Quali sono i vantaggi di una rilevazione presenze precisa?
Abbiamo visto come è possibile conseguire al giorno d’oggi la rilevazione delle presenze di collaboratori e dipendenti, analizzando le principali tecniche che si possono adoperare.
Ognuna presenta dei pro e dei contro, anche se il sistema considerato più affidabile dai responsabili delle risorse umane, dai consulenti del lavoro e in generale dagli addetti ai lavori è certamente quello di un software in cloud dedicato.
Ma perché, a tutti gli effetti, gestire la timbratura con accuratezza si rivela un valore aggiunto per qualsiasi realtà dell’economia? Le ragioni sono diverse e interessano persino il rapporto datore di lavoro-dipendente, che può trarne beneficio in termini di serenità e fiducia. Vediamole nel dettaglio:
- Ottenendo dei dati precisi è facile non avere dubbi su questioni come le presenze e le assenze effettuate dai dipendenti, potendo elaborare una busta paga mensile accurata e senza discrepanze.
- La comunicazione tra le parti risulta più fluida: il lavoratore potrà richiedere le giornate di ferie tramite app, ovunque si trovi, e il datore di lavoro decidere in merito alla loro approvazione.
- Si possono effettuare le segnalazioni del caso addirittura per quanto concerne straordinari, ritardi e via dicendo, senza che nessuna informazione venga persa né subentrino dei fraintendimenti dicendo “tu avevi detto che”, “io avevo scritto che”, ad esempio.
- L’addetto del comparto amministrativo ha tutti i documenti a portata di mano, il che risulta comodo sia in caso di un eventuale controllo da parte delle autorità, sia per verifiche interne.
Una rilevazione precisa delle presenze, sostanzialmente, facilita le interazioni tra le varie figure che lavorano nell’unità 0perativa. Inoltre, è uno strumento efficace per giustificare la retribuzione che spetta al singolo lavoratore.
Infine, ma non meno importante, consente di predisporre un’organizzazione ottimale delle mansioni della forza lavoro su larga scala, cosa che contribuisce alla serenità del dipendente come dei suoi superiori. Si rivela perciò un fattore capace di fare la differenza in termini di team building come di produttività.
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